Wie Pilot mit deinen Daten umgeht
Kurz zusammengefasst
- Pilot ist ein KI-Kalender der Carovo GmbH aus Berlin. Er wandelt Aufgaben automatisch in Zeitblöcke im Google- oder Outlook-Kalender um.
- Konto- und Inhaltsdaten liegen bei Supabase in Frankfurt am Main. Die Web-Anwendung selbst wird über Vercel ausgeliefert, ein US-Anbieter mit weltweitem Auslieferungsnetz.
- Für Anfragen über OpenRouter ist Zero Data Retention konfiguriert. Dauerhaft gespeichert oder für Training genutzt wird dort nichts; eine kurzzeitige Speicherung zur Missbrauchs- und Sicherheitskontrolle von bis zu 30 Tagen bleibt davon unberührt.
- Für alle eingesetzten KI-Dienste, also OpenAI, OpenRouter und AssemblyAI, ist vertraglich zugesichert, dass Inhalte nicht zum Training der Modelle verwendet werden.
- Nach Löschung des Kontos löscht oder anonymisiert Pilot die Konto- und Inhaltsdaten innerhalb von 30 Tagen, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht dagegensteht.
- Es gibt keine Team- oder Vorgesetztenansicht. Jedes Konto plant ausschließlich den eigenen Kalender.
Diese Seite fasst die rechtlich verbindliche Datenschutzerklärung verständlich zusammen. Bei Abweichungen gilt die Datenschutzerklärung. Zur vollständigen Datenschutzerklärung
Wo deine Daten liegen
Aufgaben, Termine, Notizen und Projekte speichert Pilot bei Supabase, Inc. Die Datenhaltung erfolgt in der EU, konkret in Frankfurt am Main. Supabase selbst sitzt in den USA; den Zugriff der Muttergesellschaft sichert die Carovo GmbH über Standardvertragsklauseln ab. Technische Zwischenspeicher laufen bei Redis Cloud, ebenfalls in Frankfurt. Die Web-Anwendung liefert Vercel, Inc. aus. Das betrifft den Betrieb der Oberfläche und nicht die Ablage deiner Inhalte, läuft aber über ein weltweites Auslieferungsnetz mit Sitz in den USA.
Quelle: Datenschutzerklärung, Abschnitt 8
Welche Kalenderdaten Pilot liest
Beim Verbinden von Google Calendar oder Outlook erteilst du per OAuth die Leseberechtigung für Kalenderinformationen in dem Umfang, den du freigibst. Bei einer vollen Kalenderverbindung gehören dazu Titel, Beschreibung, Ort, Zeiten und Teilnehmer bestehender Termine, also mehr als nur der Frei/Gebucht-Status. Pilot braucht das, um Kollisionen zu erkennen und neue Blöcke dort zu platzieren, wo tatsächlich Platz ist. Für Daten aus Google-Schnittstellen gilt zusätzlich Googles Richtlinie zur eingeschränkten Nutzung: Sie dürfen ausschließlich für die von dir beauftragten Funktionen verwendet und nicht für das Training von KI-Modellen freigegeben werden. Die Berechtigung kannst du jederzeit widerrufen, in der App oder direkt im Konto bei Google beziehungsweise Microsoft.
Quelle: Datenschutzerklärung, Abschnitt 7
Was die KI mit deinen Daten macht
Für die automatische Tagesplanung, für Vorschläge und für Spracheingaben übermittelt Pilot ausgewählte Inhalte an OpenAI, L.L.C. und über OpenRouter, Inc. an nachgelagerte Modellanbieter, beide in den USA. Die Transkription von Sprachaufnahmen übernimmt AssemblyAI, Inc. Für den Weg über OpenRouter ist eine Zero-Data-Retention-Konfiguration eingerichtet. Über die zur Verarbeitung nötige Zeit hinaus wird dort nichts dauerhaft gespeichert, wobei eine kurzzeitige Speicherung zur Missbrauchs- und Sicherheitskontrolle von bis zu 30 Tagen davon unberührt bleibt. Für alle drei Dienste gilt vertraglich, dass deine Inhalte nicht in das Training der Modelle einfließen.
Ein Hinweis zu sensiblen Inhalten
Frei eingegebene Texte können versehentlich besondere Kategorien personenbezogener Daten enthalten, etwa eine Gesundheitsangabe in einer Notiz. Solche Inhalte gehören besser nicht in die KI-Funktionen.
Quelle: Datenschutzerklärung, Abschnitt 6
Wie lange Daten gespeichert werden
| Datenart | Speicherdauer |
|---|---|
| Konto- und Inhaltsdaten | Solange das Konto besteht. Nach Löschung innerhalb von 30 Tagen gelöscht oder anonymisiert |
| Kalender-Verbindungstoken | Bis zum Widerruf der Verbindung oder zur Löschung des Kontos |
| Log- und Diagnosedaten | Bis zu 30 Tage |
| Abrechnungsdaten | 6 beziehungsweise 10 Jahre, je nach Dokumentart (gesetzliche Aufbewahrungspflicht) |
Quelle: Datenschutzerklärung, Abschnitt 10
Auftragsverarbeitung und Drittlandtransfer
Mit ihren Auftragsverarbeitern hat die Carovo GmbH Verträge nach Art. 28 DSGVO geschlossen. Eine Ausnahme bildet der Zahlungsdienstleister Stripe, der bei Zahlungsabwicklung und Betrugsprävention teilweise als eigenständig Verantwortlicher auftritt und nicht als Auftragsverarbeiter. Dort gelten Stripes eigene Datenschutzbedingungen. Werden Daten in Länder außerhalb des EWR übermittelt, etwa an die US-Anbieter hinter den KI-Funktionen, stützt die Carovo GmbH das vorrangig auf die EU-Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission. Das gilt unabhängig davon, ob der jeweilige Empfänger zusätzlich zertifiziert ist.
Quelle: Datenschutzerklärung, Abschnitte 8 und 9
Auftragsverarbeitungsvertrag für dein Unternehmen
Wer Pilot im Team einsetzt, braucht meist einen eigenen AVV mit der Carovo GmbH als Auftragsverarbeiterin. Den stellen wir derzeit auf Anfrage aus, ein Selbstbedienungs-Download existiert noch nicht. Eine Mail an info@usepilot.de genügt.
Kein Mitarbeiter-Monitoring
Pilot hat keine Team- oder Vorgesetztenansicht, die zeigt, woran einzelne Nutzer:innen arbeiten, wie lange oder wie produktiv sie dabei waren. Jedes Konto plant ausschließlich den eigenen Kalender. Auswertungen einzelner Beschäftigter gibt es nicht, ein Dashboard für Vorgesetzte ebenso wenig. Das beschreibt den heutigen Funktionsumfang und ist keine Zusage für alle Zukunft. Wenn ihr das für eine Betriebsvereinbarung schriftlich braucht, halten wir es euch fest.
Häufige Fragen von IT und Datenschutz
Ist Pilot ein Hochrisiko-KI-System nach dem AI Act?
Pilot schlägt Zeitfenster für Aufgaben vor. Jeden Vorschlag bestätigst, verschiebst oder verwirfst du selbst. Das System trifft keine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung für eine Person, und es bewertet keine Arbeitsleistung. Die abschließende Einordnung nach dem AI Act bleibt trotzdem Sache des einsetzenden Unternehmens im Rahmen seiner eigenen Compliance-Prüfung. Eine technische Beschreibung der Funktionsweise liegt dafür bereit.
Was braucht unsere IT für die Freigabe?
Die Anmeldung läuft über das Standard-OAuth-Verfahren von Google beziehungsweise Microsoft. Eine separate Unternehmens-App muss niemand installieren. Für eine unternehmensweite Admin-Freigabe in der Google Admin Console oder in Microsoft Entra ID sowie für eine technische Sicherheitsprüfung stellen wir die nötigen Angaben auf Anfrage zusammen.
Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeitet Pilot die Daten?
Die Verarbeitung der Konto- und Inhaltsdaten stützt sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, also auf die Erfüllung des Vertrags. Dasselbe gilt für die Kalenderverbindung, ergänzt um deine ausdrückliche Autorisierung per OAuth. Gibst du bewusst besondere Kategorien von Daten in die KI-Funktionen ein, kommt Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO hinzu, die ausdrückliche Einwilligung, die du durch Nichtnutzung der Funktion jederzeit zurücknehmen kannst. Die vollständige Zuordnung steht in Abschnitt 5 der Datenschutzerklärung.
Bekommen wir die technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM)?
Ja, als Anlage zum AVV. Abschnitt 17 der Datenschutzerklärung beschreibt die Sicherheitsmaßnahmen im Überblick; die ausführliche TOM-Anlage nach Art. 32 DSGVO schicken wir auf Anfrage zu. Ein Selbstbedienungs-Download dafür fehlt bislang, das ist ehrlicherweise eine Lücke gegenüber größeren Anbietern.
Was ist mit dem US CLOUD Act, wenn Anbieter US-Unternehmen sind?
Der CLOUD Act kann US-Anbieter verpflichten, Daten herauszugeben, auch wenn diese physisch in der EU liegen. Für Pilot bedeutet das eine gemischte Lage. Die Inhaltsdaten liegen in Frankfurt, der Anbieter Supabase ist aber ein US-Unternehmen, und die KI-Verarbeitung findet ohnehin bei US-Diensten statt. Wir stellen das offen dar, statt mit einem pauschalen Souveränitätsversprechen zu werben, das technisch nicht haltbar wäre. Die vollständige Liste der eingesetzten Dienstleister gehört deshalb in jede Risikoabwägung.
Können wir auf Rechnung statt per Kreditkarte zahlen?
Die Abrechnung läuft aktuell über eine beim Zahlungsdienstleister hinterlegte Zahlungsmethode, eine Rechnung bekommst du nach jeder Abbuchung. Einen Firmenvertrag mit abweichender Zahlungsweise können wir besprechen, ein Selbstbedienungsweg dafür existiert noch nicht.
Was passiert mit unseren Daten bei einer Kündigung?
Nach Löschung des Kontos löscht oder anonymisiert Pilot die Konto- und Inhaltsdaten innerhalb von 30 Tagen, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht dagegensteht. In der Praxis wird dabei oft übersehen, dass die Zeitblöcke, die Pilot angelegt hat, in eurem eigenen Google- oder Outlook-Kalender liegen. Sie bleiben dort, auch wenn ihr Pilot abbestellt. Ein Datenexport vorab läuft über den Support.
Habt ihr eine ISO-27001- oder SOC-2-Zertifizierung?
Für Pilot selbst liegt aktuell keine eigene Zertifizierung vor. Der Datenbankanbieter Supabase ist nach eigener Angabe ISO/IEC 27001:2022 zertifiziert und SOC-2-Typ-II-konform für seine gesamte Plattform, nachzulesen unter supabase.com/security. Das betrifft die Infrastruktur, auf der eure Daten liegen, und sagt nichts über Pilot als Produkt aus. Für ein junges Unternehmen ist das der ehrliche Stand.
Unterlagen für eure Prüfung
AVV, TOM-Anlage, Liste der Auftragsverarbeiter oder eine technische Beschreibung für die IT. Sag uns, was euer Datenschutz braucht, dann stellen wir es zusammen. Pilot kostet 25 € pro Monat, die ersten 3 Tage sind kostenlos.
info@usepilot.de